Foodwest Oy:n tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan Foodwest Oy:n henkilötietojen käsittelyä kaikkien niiden tietojen osalta, joissa olemme rekisterinpitäjänä.

Rekisterinpitäjä:

Foodwest Oy

Vaasantie 1 C

60100 Seinäjoki

Puh. (06) 421 0000

Tietosuoja yhteyshenkilö:

Tanja Panula

tanja.panula@foodwest.fi

 

Mitä tietoja keräämme ja mihin tarkoitukseen?

Mitä tietoja sinusta käsittelemme, riippuu aina suhteestasi meihin. Yleensä olet joko työntekijä tai työnhakija, asiakkaamme, mielipide- ja markkinatutkimuksiin osallistuva tai uutiskirjeemme tilaaja tai markkinointilistallamme. Tietenkin on mahdollista, että olet useammassa roolissa. Löydät aina henkilötietojesi käsittelyyn liittyvät lisätiedot kyseisen roolisi alta, jonka osalta tietoja etsit.

Työnhakijat ja työntekijät

  • Työhakemuksiin ja rekrytointiin liittyvät tiedot kuten nimi, osoite, muut yhteystiedot, syntymäaika, ansioluettelon tiedot, palkkatoivomus, haastatteluihin ja testeihin liittyvät tiedot, mahdolliset muut työnhakijan itsensä antamat tiedot sekä hakemuksen käsittelyyn ja tilanteeseen liittyvät tiedot.

Tiedot kerätään sinulta itseltäsi. Hakemuksessa esitettyihin suosittelijoihin, oppilaitoksiin tai aiempiin työnantajiin voimme olla yhteydessä antamiesi tietojen paikkansapitävyyden varmistamiseksi.

Työsopimusten lisäksi toimintaan liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsittelemme henkilötietoja. Esimerkkejä näistä velvoitteista asettavat mm. työlainsäädäntö, laki työterveyshuollon järjestämisestä, vuosilomalaki ja yksityistä turvallisuusalaa koskeva lainsäädäntö.

Tietojen keruun perusteena on mahdollisen työsuhteen solmiminen. Jos työsopimusta ei tehdä, säilytämme tietoja lähtökohtaisesti puolen vuoden ajan tai mahdollisesti luvallasi suostumuksesi mittaisen ajan tulevien työpaikkojen täyttämistä varten. Tiettyihin valintoihin liittyviä henkilötietoja voidaan säilyttää kaksi vuotta.

Työntekijöidemme henkilötietojen käsittelystä kerromme tarkemmin yrityksen toimintakäsikirjan sivuilla.

Asiakkaat ja asiakkaidemme edustajat ja yhteyshenkilöt

  • Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot ovat vähintään sähköpostisoitteesi ja nimesi. Lisäksi meillä saattaa olla osoite, puhelinnumero, yrityksesi tiedot, toimenkuvasi tai tehtäväkuvauksesi sekä muita sinun mahdollisesti meille toimittamia tietoja

Tiedot kerätään pääosin suoraan sinulta itseltäsi asiakaspalvelutilanteessa tai voit luovuttaa ne itse keskustelun, verkkolomakkeen tai sähköpostin välityksellä.

Tietoja kerätään myös julkisista lähteistä, kuten yritysten www-sivuilta ja yritysrekistereistä. Tietojen keräämiseen käytetään esimerkiksi YTJ:n ja PRH:n rekistereitä sopimuksen allekirjoittajan nimenkirjoitusoikeuden varmentamiseksi.

Näitä tietoja käytetään yhteydenpitoon joko palveluiden tarjoamiseksi tai tuottamiseksi asiakkaillemme. Tietojen käsittelyn perusteena on siis aina joko sopimus tai välittömästi sopimuksen valmisteluun liittyvät toimet.

Sopimusten lisäksi toimintaan liittyy lakisääteisiä velvoitteita, joiden perusteella käsitellään henkilötietoja. Esimerkkinä näistä velvoitteista on mm. kirjanpitolainsäädäntö.

Henkilötietoja säilytetään sopimussuhteen ajan ja kahden vuoden ajan sopimuksen päättymisestä mahdollisten valitusten tai korjauspyyntöjen käsittelemiseksi, ellei lainsäädännössä, kuten kirjanpitolaki, toisin vaadita.

Mielipide- ja markkinatutkimuksiin osallistujat

  • Tunnistamiseen ja tutkimukseen liittyvät tiedot kuten nimi ja syntymävuosi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, talouden koostumus ja elintarvikkeiden käyttötottumukset

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään tutkimuksen yhteydessä. Henkilötietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä niitä luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Tietoja käsitellään suostumukseen perustuen. Voit peruuttaa suostumuksesi olemalla yhteydessä meihin yhteydessä sähköpostitse osoitteeseen tuotetesti@foodwest.fi

Uutiskirjeen tilaajat ja markkinointiviestinnän vastaanottajat

  • Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot ovat vähintään sähköpostisoitteesi ja nimesi. Lisäksi meillä saattaa olla osoite, puhelinnumero, yrityksesi tiedot, toimenkuvasi tai tehtäväkuvauksesi sekä muita sinun mahdollisesti meille toimittamia tietoja

Tiedot kerätään joko sinulta itseltäsi tai julkisista lähteistä. Sinulta keräämme tietoja esimerkiksi keskustelun, verkkolomakkeen, chatin tai sähköpostin välityksellä.

Julkisia lähteitä ovat esimerkiksi yritysten www-sivut ja yritysrekistereistä tai mediassa julkaistut tiedot (lehdistö, verkkojulkaisut). Saatamme myös ostaa tietoja markkinatutkimuksia tekeviltä organisaatioilta, joille olet luovuttanut tietosi tätä tarkoitusta varten.

Tietoja käsitellään oikeutetun etumme perusteella. Oikeutettu etumme on elinkeinon harjoittaminen ja suoramarkkinoinnin toteuttaminen sen mahdollistamiseksi. Olemme tehneet tasapainotestin oikeutetun edun käyttämisestä henkilötietojen käsittelyn perusteena, minkä tuloksena todettiin, ettei se aiheuta kohtuuttomia seurauksia rekisteröidylle. Voit vastustaa tietojesi käsittelyä koska tahansa. Lisätietoja tasapainotestistä on saatavissa [linkistä].

Tietojasi käsitellään myös suostumuksesi perusteella esimerkiksi tilatessasi uutiskirjeen. Tietoja käsitellään suostumuksesi mittaisen ajan. Voit peruuttaa suostumuksesi, milloin tahansa joko suoraan markkinointiviesteissä mukana toimitettavan linkin kautta tai olemalla yhteydessä meihin millä tahansa muulla tavalla.

Hankkeisiin/tapahtumiin osallistujat

  • Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten sähköpostiosoitteeseesi ja nimesi. Lisäksi hankkeisiin/tapahtumiin osallistujilta kerätään yrityksesi tiedot, toimenkuvasi sekä tehtävänkuvauksesi sekä muita sinun mahdollisesti meille toimittamia tietoja.

Tiedot kerätään joko sinulta itseltäsi tai julkisista lähteistä. Sinulta keräämme tietoja esimerkiksi keskustelun, verkkolomakkeen, chatin tai sähköpostin välityksellä.

Foodwest Oy käyttää antamiasi tietoja vain tilaisuuden järjestelyissä. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti eikä tietojasi luovuteta ulkopuolisille. Koulutustiedot tallennetaan rahoittajan tietojärjestelmään ja tietoja säilytetään EU-komission tarkastuksen varalta 10 vuotta.

Verkkosivuilla vierailijat

Verkkosivujen käyttöön liittyvät tiedot: eväste eli cookie, ip-osoite, laitetunniste ja asiakastunniste.

Verkkosivujen kävijäanalytiikan tiedot muodostuvat rekisteröidyn toimista verkkosivuilla vierailun aikana. Voit estää evästeiden käytön ja silti löydät sivuiltamme kaiken tiedon, joka käytössä olisi evästedenkin kanssa. Kaikki sivustomme toiminnot eivät kuitenkaan välttämättä toimi suunnitellusti.

Sivustollamme käytetään evästeitä seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kävijätilastointia varten (Google Analytics, jne.)
  • Käyttäjien valitsemien asetusten tallentamiseksi (kuten kielivalinnat)

Verkkopalveluissamme on käytössä ns. yhteisöliitännäisiä toimintoja, kuten Facebookin inforuutuja, joiden sisältö tulee suoraan Facebookista. Osaa verkkosivuillamme kerättäviä tietoja hyödyntää myös Google esimerkiksi markkinoinnin kohdentamiseksi omien palveluidensa käytön yhteydessä. Näiden tietojen osalta he ovat rekisterinpitäjän asemassa. Googlen tietosuojakäytännöistä voit lukea lisää osoitteessa:

https://policies.google.com/privacy?gl=fi

Emme luovuta mitään muita sivuston kautta meille lähettämiäsi tietoja kenellekään kolmannelle osapuolelle.

Kävijätilastoinnin osalta kerätään tietoja käyttäjän päätelaitteesta, verkko-osoitteesta (IP-osoite) ja käytetyistä ohjelmistoista sekä niiden versioista. Näiden tietojen avulla voimme yksilöidä ja laskea sivustollamme vierailevat eri käyttäjät ja millaista tietoa sivuilta haetaan sekä miten sivuston palveluita käytetään. Tarkoituksena on tilastoida anonyymisti sivun kävijämääriä esimerkiksi markkinointikampanjoiden vaikuttavuustutkimuksissa. Samalla opimme, mitä tietoa sivustoltamme useimmiten haetaan, ja voimme sen tiedon avulla kehittää sivuston rakennetta sellaiseksi, että käyttäjät löytävät helposti etsimänsä.

Käyttäjän valitsemien asetusten osalta evästeisiin tallennetaan tieto esimerkiksi siitä, millä kielellä käyttäjä haluaa sivustoa käyttää. Samaan evästeeseen voi käyttäjä halutessaan tallentaa sivustolla käytettäviä muitakin valintoja. Näin käyttäjän tullessa seuraavan kerran sivustolle, on esimerkiksi sivuston kieli heti oikea.

Säilytämme tietoja 26 kuukautta.

Lisätietoja verkkosivustomainonnasta saat esimerkiksi Your Online Choices -sivuston kautta.

Voit poistaa selaimesi tallentamat evästeet selaimen asetuksista. Mikäli et halua käyttää evästeitä, et välttämättä voi täysin hyödyntää verkkosivujen ominaisuuksia, mutta se ei kuitenkaan estä mitään palveluidemme käyttöä kokonaan.

 

Alla linkkejä evästeiden poistoon eri selaimista:

Hankkeisiin/tapahtumiin osallistujat

  • Tunnistamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot, kuten sähköpostiosoitteeseesi ja nimesi. Lisäksi hankkeisiin/tapahtumiin osallistujilta kerätään yrityksesi tiedot, toimenkuvasi sekä tehtävänkuvauksesi sekä muita sinun mahdollisesti meille toimittamia tietoja.

Tiedot kerätään joko sinulta itseltäsi tai julkisista lähteistä. Sinulta keräämme tietoja esimerkiksi keskustelun, verkkolomakkeen, chatin tai sähköpostin välityksellä.

Foodwest Oy käyttää antamiasi tietoja vain tilaisuuden järjestelyissä. Tietojasi käsitellään luottamuksellisesti eikä tietojasi luovuteta ulkopuolisille. Koulutustiedot tallennetaan rahoittajan tietojärjestelmään ja tietoja säilytetään EU-komission tarkastuksen varalta 10 vuotta.

Mitä oikeuksia sinulla on ja kuinka niitä voi käyttää

  • Tavanomaisissa asiakaspalvelutilanteissa, kuten esimerkiksi yhteys- ja laskutustietojen muutoksissa sekä laskutustiedusteluissa, voit ottaa yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen myynti@foodwest.fi

Laajemmissa tietopyynnöissä ole yhteydessä tietosuojavastaavaamme (yhteystiedot selosteen alussa). Oikeuksia on pääsääntöisesti mahdollista käyttää kerran kalenterivuodessa maksuttomasti. Jos pyyntöjä tulee yhdeltä henkilöltä enemmän kuin kerran kalenterivuodessa, pyyntöihin lisätään pyynnön laajuudesta riippuva hallinnollinen kustannus, josta saa arvion etukäteen.

 

Sinulla on seuraavat oikeudet:

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Sinulla on oikeus tutustua sinusta tallennettuihin Foodwest Oy:n hallussa oleviin henkilötietoihin. Saat niistä halutessasi myös kopion itsellesi. Oikeutta tutustua tietoihin voidaan kuitenkin joutua rajoittamaan lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan vuoksi. Esimerkiksi sähköpostiviestien luovuttaminen edellyttää aina molempien viestinnän osapuolten suostumusta.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Poikkeus tähän voi olla tilanne, jossa aiemmin toimitettu tieto on jollain tavalla olennainen esimerkiksi sopimukseen tai toimitukseen liittyen. Tällöin emme välttämättä korvaa vanhaa tietoa, vaan lisäämme uuden tiedon tiedoksi muuttuneeseen tietoon.

Oikeus tietojen poistamiseen

Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista. Tietojen poistaminen voidaan tehdä esimerkiksi seuraavissa tapauksissa:

  • Peruutat henkilötietojen käsittelyn suostumuksen (esimerkiksi uutiskirjetilauksen), eikä käsittelyyn ole muuta perustetta
  • Vastustat tietojesi käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole muuta perustetta, esimerkiksi markkinointiviestinnän osalta

Henkilötieto, jonka käsittelylle meillä ei ole lain mukaan käsittelyoikeutta ja käsittelyn tarve lakkaa, poistamme itse ilman pyyntöäsikin.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi tilanteissa, joissa epäilet henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuutta tai olet vastustanut henkilötietojesi käsittelyä, mutta asioiden selvittäminen on vielä kesken.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä tilanteessa, jolloin tietoja käsitellään suostumukseen (esimerkiksi uutiskirje tai työhakemus) tai oikeutettuun etuun perustuen (esimerkiksi suoramarkkinointi).

Oikeus tietojen siirrettävyyteen

Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen ei koske yritysten välisissä liikesuhteissa käsiteltyjä ammattilaisten yhteystietoja tapauksissa, joissa käsittely ei perustu rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen, jonka osapuoli henkilö on. Emme muutenkaan siirrä henkilötietojasi automaattisesti minnekään – emme edes pyynnöstä. Tapaukset ovat aina yksilöllisiä ja siirrossa joudutaan aina käyttämään manuaalista siirtotapaa kaikkien osapuolten turvallisuuden varmistamiseksi.

Sinulla on kuitenkin oikeus saada antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa. Oikeus koskee henkilötietoja, joita on käsitelty automaattisesti sopimukseen tai suostumukseen perustuen.

Oikeus peruuttaa suostumus

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta ennen sen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen ei aseta sinua mitenkään eriarvoiseen asemaan muiden kanssa palveluidemme käytön osalta, etkä menetä mitään oikeuksiasi muihin verrattuna.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli epäilet henkilötietojaan käytettävän epäasianmukaisesti tai lainvastaisesti. Toivomme, että olet kuitenkin aina ensin yhteydessä meihin ja pyrimme selvittämään asiat jo ennen kuin niistä tulee ongelmia. Yhteystiedot ovat tämän selosteen alussa.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Henkilötietojen siirrot ja siirrot kolmansiin maihin

Tietojamme ei yhdistetä muihin rekistereihin, eikä niitä luovuteta kolmansille osapuolille, ellei lainsäädännössä sitä vaadita.

Tietosuojaselosteen muutokset

Tietosuojaan liittyviä käytäntöjä saatetaan päivittää. Muutokset julkaistaan tällä sivulla. Asetuksen vaatimista muutoksista ja muista merkittävistä muutoksista tiedotetaan myös muita kanavia pitkin, kuten sähköpostilla.

Mistä lisätietoja?

Jos jokin kysymyksesi jäi vastaamatta, tai kaipaat tarkennuksia, ole hyvä ja ota meihin yhteyttä!